Se você tem contato direto com documentações, alguma vez, você já se perguntou ou se perguntará “ O que é digitalização de documentos?”.
A digitalização de documentos nada mais é do que a transformação de um arquivo físico para um formato digital, como PDF, DOC, TXT e outros.
Esse processo evita o desperdício de tempo e energia de uma pessoa, já que é armazenada em um computador e pode ser buscada na barra de pesquisa do sistema.
Além disso, uma empresa, pessoa ou colaborador tem a possibilidade de visualizar o documento digitalizado de qualquer lugar, home office ou viagem.
Existem diversos benefícios que a digitalização de documentos pode proporcionar a uma empresa, mas nem todos sabem desfrutar da funcionalidade.
Por isso, a DocsTI neste artigo explicará, detalhadamente, o que é a digitalização de documentos e como realizá-la de maneira simples e prática. Continue conosco para saber mais!
O que é digitalização de documentos?
Como introduzido, a digitalização de documentos é o processo de transformar um arquivo físico (impresso em papel) em uma versão digital.
Em um cenário empresarial, documentos como recibos, comandas, relatórios, certidões, certificados e outros, podem ser digitalizados para manter uma organização eficaz.
O processo de digitalização já é bem conhecido em inúmeros negócios. Afinal, a agilidade e a alta demanda do mercado exigem ferramentas facilitadoras.
Devido à facilidade da digitalização de documentos, empresas ao redor do mundo estão eliminando o uso de papel em seus negócios e utilizando o arquivamento digital.
O processo de digitalização de uma empresa pode ser um pouco prolongado, mas, com certeza, deixará a localização de informações bem mais precisa.
Documentos digitalizados x documentos digitais: quais as diferenças?
Pode não parecer, mas existe diferença entre documentos digitalizados e documentos digitais.
A principal diferença é que o segundo já é criado no meio digital com uma certificação digital. Já o outro precisa passar pelo processo de transformação.
Ou seja, na digitalização de documentos o arquivo físico deverá ser transformado em digital, passando pela conversão.
No caso do documento digital, ele pode ser criado a qualquer hora através de programas do computador. É possível criar PDF, TXT, DOC e outros.
Digitalizar e escanear é a mesma coisa? Qual a diferença?
Quando falamos sobre escaneamento, muitas pessoas podem achar que há escaneamento. No entanto, a digitalização é uma técnica que vai muito além disso.
A digitalização de um documento é uma tarefa um pouco mais complexa, transformando um arquivo em uma forma que consiga ser indexado em algum software, permitindo a busca de diferentes maneiras.
Ou seja, na prática, na digitalização o arquivo ganha um código binário, com dados que serão analisados e interpretados por sistemas de gestão.
Já no escaneamento, o usuário tira uma foto de um arquivo ou escaneia na impressora e transforma-o em PDF.
Como é feita a digitalização de documentos?
Para realizar a digitalização de documentos, é necessário entender qual processo é feito nas informações.
Se você deseja ter uma digitalização de documentos eficaz e prática, a melhor opção é sempre procurar uma empresa especializada, como a DocsTI.
Utilizamos tecnologias de ponta para organizar seus documentos da melhor forma possível e utilizamos os passos a seguir. Confira abaixo!
Preparação
Na preparação, coletamos os documentos da empresa, analisamos e registramos as informações físicas que serão digitalizadas.
Esse procedimento deve ser realizado com muito cuidado, para evitar que alguns materias não sejam deteriorados.
Após a coleta, realizamos o possível para reparar os arquivos que tiverem manchas ou amassados, garantindo a legibilidade.
Em seguida, higienizamos o documento e retiramos objetivos das folhas, como grampos, para não interferirem na digitalização.
Digitalização
Na etapa de digitalização, o documento deve ser escaneado de maneira adequada para que seja armazenado de maneira otimizada.
É muito importante escanear os arquivos um de cada vez, na ordem que os mesmos estavam armazenados.
Desta maneira, garantimos que a sequência de classificação seja respeitada e a organização antiga ainda se preserve.
Nesse processo, também é muito importante verificar se não existe nenhuma sujeira ou deformação no papel.
Indexação
Após a preparação, classificação e digitalização, é necessário fazer a indexação, inserindo dados como nomes e datas do documento.
Essa etapa tem como objetivo facilitar a localização dos arquivos no computador. Escolhemos palavras-chaves também para otimizar o tempo de procura.
A indexação é necessária para armazenar as informações na nuvem, o que permitirá que o mesmo seja visto de qualquer lugar.
Controle de qualidade
Nesta etapa, a digitalização de documentos já estarão finalizadas e prontas para serem analisadas pelo cliente.
Com isso, você poderá pesquisar os documentos que foram digitalizados no sistema do seu computador ou na nuvem que foi contratada.
Esse é o momento do cliente e da empresa contratada analisar os documentos digitalizados e manter um controle de qualidade.
Então, analisamos se existe algum arquivo que foi corrompido durante a digitalização ou se existiu rasura durante o processo.
Quais documentos podem ser digitalizados?
Qualquer documentação pode ser digitalizada, desde a mais simples até a mais complexa. No entanto, é necessário se atentar em alguns aspectos.
Isso porque, dependendo do documento digitalizado, é necessário ter uma certificação digital que comprove sua autenticidade.
No entanto, não são todos os documentos que devem ter essa certificação. Ela somente é necessária em casos específicos.
Por outro lado, é possível digitalizar diversos documentos, como processos, prontuários, notas fiscais, documentos contábeis, livros e até plantas arquitetônicas.
O usuário escolhe o que deseja digitalizar, seja suas informações pessoais ou até mesmo empresariais.
Por que fazer a digitalização de documentos é importante para a empresa?
Se você deseja manter sua vida individual ou empresarial organizada e prática, é importante você optar pela digitalização de documentos.
Isso porque, além de facilitar processos internos, ela também promove uma melhor comunicação organizacional entre empresa e colaboradores.
Existem tantos motivos para ressaltar a importância da digitalização de documentos que separamos as principais para você. Confira abaixo!
Diminuição e economia de espaço físico
Com suas informações armazenadas num ambiente digital, não será necessário a dedicação de um espaço exclusivo físico para guardar inúmeras documentações.
Dessa maneira, é possível desapegar daqueles armários e gavetas que ocupam muito espaço e transformar o ambiente num lugar confortável para os colaboradores.
Diminuição de custos
A digitalização de documentos é uma “mão na roda” quando o quesito é redução de custos, já que a empresa ou você não precisará gastar com impressões.
Imagine o quanto uma empresa gasta com a impressão de documentos, envio para assinatura e armazenamento. Viu como é caro?
Com a digitalização de documentos é diferente. O usuário paga uma quantia mensal ou anual na nuvem e poderá ter seus arquivos armazenados por um ótimo custo-benefício.
Aliás, se o usuário também não pretender pagar um armazenamento na nuvem, não tem problema. É possível guardar os documentos no próprio computador.
Aumento de produtividade
Com a otimização de tempo oferecida pela digitalização de documentos, a sua equipe pode ficar até mais produtiva.
Isso porque eles não precisarão ficar horas em armários, prateleiras e gavetas procurando uma documentação específica.
O que será preciso ser feito é somente ir na barra de pesquisa do sistema da empresa e procurar pelo o arquivo desejado.
Dessa maneira, o seu time, principalmente de Recursos Humanos, otimizará o tempo das tarefas e terá um dia mais produtivo.
Evita desperdício de papel
Atualmente, o meio ambiente virou um tema de foco para as grandes empresas, já que o Planeta Terra, a cada dia que se passa, está se deteriorando mais.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Indústria Brasileira de Árvores (Ibá), o consumo de papel no Brasil atingiu 4 mil toneladas no primeiro semestre de 2022.
E se não nos conscientizarmos, a tendência é subir. Por isso, com a digitalização de documentos, você protege um bem maior, o Planeta Terra.
Mais controle e segurança dos documentos
A maior parte das informações de uma empresa devem ser confidenciais, mas é difícil manter a segurança quando os dados são físicos.
Qualquer pessoa que tenha acesso aos espaços exclusivos das documentações confidenciais de uma empresa, podem, de alguma forma, vê-las.
No entanto, com a digitalização de documentos, a visualização fica mais restrita. Isso porque a empresa pode escolher qual colaborador terá acesso às documentações.
Por que a DocsTI Brasil é a melhor opção para a digitalização de documentos?
Se você está em busca de uma empresa confiável, especializada e de qualidade para iniciar o processo de digitalização dos seus documentos, a DocsTI é a resposta.
Digitalizamos diversos tipos de documentos, como prontuários, processos, notas fiscais, documentos contábeis, livros e muito mais!
O nosso diferencial é que entendemos a necessidade do nosso cliente e sugerimos as melhores opções para o arquivamento e gerenciamento de seus documentos digitalizados.
Além disso, entregamos seus arquivos em diversos formatos, conforme a sua necessidade. Temos: PDF Pesquisável (OCR), PDF na Nuvem, Pen Drive, Maxidoc GED e outros.
Conclusão
Após este artigo, você não se perguntará mais “o que é digitalização de documentos?”, já que agora é possível entender que é um processo extremamente importante.
Isso porque ele transforma arquivos físicos em digitais e facilita o trabalho de uma empresa por completo, permitindo maior agilidade nas tarefas internas.
A digitalização de documentos não serve apenas para você e sua equipe, também auxiliará na comunicação do seu público.
Então, não perca tempo com papeladas, opte pela digitalização de documentos e tenha uma rotina empresarial mais organizada.