Digitalização de Documentos

Digitalização é o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em código digital. Isso se dá através de um equipamento e software digitalizador de imagens (scanner) em conjunto com um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido como GED ou em bancos de imagens ou áudio.

A primeira etapa para iniciar a digitalização de documentos é a preparação. Os documentos são desmetalizados e acondicionados em ambiente de temperatura controlada para eliminação da umidade do papel e separados conforme acordado com o cliente.

A segunda etapa é digitalizar os documentos em papel em um scanner de alta performance. Dessa forma os documentos em papel são transformados em imagens digitais e armazenados em um dispositivo físico, de preferência em um arquivo PDF com 300dpi de qualidade.

A terceira etapa é a indexação do documento onde são gerados índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento. Essas palavras-chaves são os pontos de acesso para a recuperação dos documentos.

A última etapa é o controle de qualidade, onde cada um dos documentos são avaliados antes de serem enviados ao cliente. Caso haja algum problema nas imagens, refaça as etapas e entregue os documentos através de um software GED ou através de alguma solução na nuvem (Google Drive, etc).

Softwares de digitalização de documentos profissionais tem como padrão gerar arquivos TIF. Multifuncionais e scanners simples já fazem a digitalização de documentos no formato PDF automaticamente.

Escolha um conversor de imagens do tipo TIF para PDF e digitalize os documentos de preferência com qualidade de 300dpi. Hoje há diversas soluções online que fazem a conversão dos arquivos TIF para PDF.

Caso o arquivo seja muito grande, tenha um software local para efetuar a conversão, já que as soluções online podem ter problemas com arquivos muito grandes.

Para avaliar se sua empresa precisa de um serviço de digitalização de documentos, pense nos benefícios que ela pode trazer no seu dia-a-dia.

A digitalização de documentos inicialmente diminui custos, é simples de implementar e reduz o uso de papel.

Uma parte muito importante é a diminuição do espaço físico e a economia com móveis de arquivo que você terá na sua empresa além da diminuição do tempo gasto na busca de um documento físico.

Para gerenciar seu acervo, você poderá ter acesso remoto de qualquer lugar a qualquer hora através de um sistema de gerenciamento eletrônico de documento (GED), agilizando operações de pesquisa com a segurança de ter seus documentos na nuvem.

A indexação é a melhor forma de recuperar um documento digital. Se não fosse por ela, para encontrar um documento você precisaria abrir todos os seus arquivos digitais, fazer uma leitura, ainda que rápida, e verificar se aquele seria o documento que você está buscando.

Normalmente quem digitaliza seus documentos irá utilizar um aplicativo/programa que além da busca irá permitir outras operações sobre os documentos. Tarefas como:

     – Enviar o documento por e-mail para alguém;
     – Imprimir o documento;
     – Ler o documento;
     – Etc.

Nossa empresa fornece gratuitamente um aplicativo que lhe permite essas e outras funções sem a necessidade de instalação de qualquer outro programa no seu computador. Você não pagará nada para usar este sistema, apenas o espaço utilizado pelos seus arquivos digitalizados na nuvem.

A indexação é uma prestação de serviços onerosa, ou seja, tem custo. No processo de digitalização poderíamos dizer que é o processo mais complexo, necessário e demorado. Enquanto existem “scanners” que digitalizam 100 páginas por minuto ou mais, a indexação é um processo que, na sua grande maioria das vezes, depende da leitura humana de um especialista sobre o documento para depois digitar os dados lidos em algum lugar que permitirá a pesquisa e recuperação do documento no futuro.

Por esta razão há uma “limitação” da quantidade de caracteres para possibilitar a cobrança. Entenda esta limitação não como a quantidade máxima de um índice, mas como uma medida de valor. A cada índice de até 20 caracteres digitados há uma cobrança por documento.

Explicando melhor: se a cada 20 caracteres digitados uma empresa cobra R$ 0,04, caso o índice tenha 60 caracteres o valor da indexação daquele documento será R$ 0,12.

Note que existem empresas que cobram o valor da indexação por página. Nossa empresa não pratica este procedimento. Nós cobramos a indexação por DOCUMENTO e não por página. Por exemplo:

Suponha um documento de 10 páginas com 1 indexação de até 20 caracteres. Suponha ainda que o valor da digitalização por página seja R$ 0,15. Desta forma, teríamos:

        10 páginas digitalizadas a R$ 0,15              = R$ 1,50
         1 índice de até 20 caracteres a R$ 0,04        = R$ 0,04
                                                          ——-
                    Valor total da digitalização        = R$ 1,54

Se a cobrança fosse por páginas este valor subiria para R$ 1,90, ou seja, uma diferença de 23% que seriam pagos a mais.

Cuidado com este tipo de cotação.

A Docs Ti Brasil não utiliza a figura de terceiros ou contratados em nenhuma parte dos processos. Todos os nossos serviços são executados por funcionários contratados no regime CLT. Isto nos garante uma uniformidade e tranquilidade no trato com nossos clientes.

Nossa unidade de transporte de documentos é a caixa. Dentro de uma caixa D3 a quantidade de documentos é muito variável, mas a quantidade de folhas é muito semelhante. Estas caixas de papelão suportam até 20 Kg de conteúdo que pode equivaler a aproximadamente 5.000 folhas.

Os veículos que utilizamos tem uma capacidade de carga de 30 caixas D3, sendo esta a quantidade máxima transportada em nossos veículos.

Nossos serviços, dependendo do tipo de contrato, podem ter como unidade de transporte os próprios documentos e não somente as caixas.

Para mais detalhes, fale com nosso pessoal da área comercial.

Nossa empresa fornece aos nossos clientes a possibilidade de uso de um software desenvolvido por nós que não requer qualquer tipo de instalação nos equipamentos do cliente. Sua utilização é feita via navegadores de Internet.

Basta que você aponte seu navegador para o endereço que lhe será fornecido, digite suas credenciais e pronto, você já tem acesso a visualizar todos os documentos digitalizados e a emitir pedidos de devolução e/ou retirada de documentos, mídias e caixas de documentos.

Além de visualizar os documentos digitalizados, nosso aplicativo MaxiDoc permite que você os envie por e-mail para outra pessoa, imprima, converta, etc.

Este aplicativo não tem custos para os nossos clientes. O que é cobrado é apenas o espaço utilizado em nossos servidores e uma taxa mensal (menos de R$ 1,00 por dia) por cada usuário simultâneo que o cliente desejar contratar.

Em 1 gigabyte de espaço em nossos servidores sua empresa consegue armazenar aproximadamente 25.000 páginas A4 em branco e preto. Este é todo o custo que você terá ao armazenar seus documentos conosco com toda a segurança disponibilizada pela Amazon (um dos provedores mais seguros do mundo). Só para exemplificar, o custo de uma página armazenada em nossos servidores é equivalente a R$ 0,00116 por mês!

Os serviços de digitalização que executamos podem ser entregues ao cliente das seguintes formas:

    – Download feito em nossos servidores de arquivos;
    – Mídia CD / DVD;
    – Mídia escolhida pelo cliente (HD, PenDrive etc.). Neste caso o cliente pode fornecer a mídia ou nossa empresa pode oferecê-la mediante cobrança adicional;
    – Upload em aplicativo instalado no cliente. Neste caso haverá a cobrança por hora de utilização de nossos recursos humanos.

Os serviços de digitalização, a princípio, serão entregues nos formatos PDF ou TIFF, cabendo ao cliente a escolha do tipo de arquivo antes do início dos trabalhos. Havendo outras necessidades, nossa empresa conta com especialistas capazes de desenvolver aplicativos que poderão converter esses formatos no desejado.

Dentro de uma caixa box (caixa de arquivo) a quantidade de documentos é muito variável, mas a quantidade de folhas é muito semelhante. Estas caixas de papelão suportam até 7 Kg de conteúdo (recomendado no máximo 5 Kg), que pode equivaler a aproximadamente 1.500 folhas.

O material de fabricação delas não foi projetado para movimentações constantes por ser um produto muito frágil. Esta fragilidade pode comprometer a segurança dos documentos que são armazenados nela. Esta é a razão principal de todas as empresas de guarda de documentos adotarem as chamadas caixas container 20 Kg (no nosso caso, caixa D3). As caixas D3 são confeccionadas em papelão duplo ou triplo e possuem uma resistência muito superior às caixas box.

Nossa indicação é manter as caixas box quando os clientes já as possuem e armazená-las dentro de uma caixa D3. As caixas D3 foram projetadas para conter 3 caixas box. Quando arquivadas dessa forma, ficam ainda mais resistentes.

Expurgo é o processo pelo qual documentos são destruídos irremediavelmente. A grande maioria dos documentos possuem uma tabela de periodicidade de validade, ou seja, uma data de validade. A lei brasileira discorre sobre a validade de vários documentos que devem ser mantidos no seu formato original (papel) e outros que podem ser digitalizados e terem seus respectivos documentos em papel destruídos.

Esta lei sofre modificações de tempos em tempos, então sugerimos que você e/ou sua empresa contate um profissional da área que poderá lhe instruir de forma precisa sobre o que pode e o que não pode ser destruído.

Nossa empresa possui parcerias que trabalham exatamente neste ramo de serviços, ampliando nosso rol de serviços voltados à gestão documental.

O processo de expurgo de documentos é uma tarefa sem retorno que para ser executada deve ser precedida de estudo criterioso de execução. Em nossa empresa o início desse processo sempre será um documento assinado pelo cliente por pessoa capacitada para essa função autorizando a execução.

Após a separação dos documentos é criada uma lista contendo todos os detalhes de cada documento que deverá ser novamente assinada pelo cliente para que o processo possa seguir suas etapas.

Existem alguns processos de descaracterização de documentos como químico, físico, entre outros. Este processo pode ser filmado ou não.

Os custos de efetuar a digitalização de documentos variam de acordo com a sua necessidade e o tipo de documento a ser digitalizado e indexado.

Primeiramente, existe um valor fixo para cada página digitalizada. Caso uma folha digitalizada tenha informações na frente e no verso, considere 2 páginas digitalizadas por folha de papel.

A indexação do documento que consiste em gerar índices através de palavras-chaves para facilitar a localização do documento também tem um custo.

Esse processo é cobrado de acordo com a quantidade de indexadores que você precisará incluir nesse documento. Lembrando que essa cobrança é feita por documento gerado e não por páginas.

Caso utilize um sistema GED, o custo geralmente é baseado no armazenamento dos documentos. 1GB possibilita o armazenamento de aproximadamente 25.000 páginas A4 em Preto/Branco.

Uma das funções mais úteis dos smartphones hoje é poder servir como scanner para seus documentos.

Dessa forma, você pode enviar a versão digitalizada por e-mail, salvar em um serviço de nuvem ou até compartilhar com amigos. O processo utiliza apenas a câmera do seu celular.

Independente de qual aplicativo você utilizar, lembre-se de:

1. Usar um lugar iluminado com fundo de cor única;
2. Mantenha a mão firme no momento de tirar a foto do documento;
3. Não esqueça de girar o documento na posição correta para a leitura do mesmo;
4. Realce o texto com filtros do aplicativo;
5. Defina o formato para compartilhamento (PNG, JPG ou PDF).