Você sabe qual é a importância do documento físico em uma empresa? Com a digitalização de arquivos, os papéis estão ficando cada vez mais escassos nas organizações.
Por um lado, isso é altamente benéfico a um negócio. Porém, os documentos físicos ainda são muito importantes para manter a organização em uma empresa.
Isso porque, mesmo com a digitalização de arquivos, os documentos físicos ainda possuem uma grande importância para manter a legalidade de um negócio.
Por isso, é muito importante que uma empresa saiba como armazená-los de maneira prática e segura.
No entanto, não são todas as empresas que conhecem estratégias de armazenamento de arquivos físicos e acabam não sabendo exatamente o que fazer com os papéis.
Para você saber qual é a verdadeira importância do documento físico e como organizá-lo, a Docs TI Brasil explicará detalhadamente no artigo a seguir.
O que é um arquivo físico?
O arquivo físico sempre esteve presente na vida individual dos seres humanos e empresas.
Apesar de estarmos na maior era digital, ele ainda é bastante utilizado em setores administrativos.
A digitalização de documentos é importante para a organização de uma empresa. No entanto, o arquivo físico ainda deve receber a devida atenção.
Isso porque, a primeira forma de informação que temos contato é o papel e, na maioria das vezes, para fazer a digitalização precisamos dele em formato físico.
O arquivo físico é nada mais do que um papel com informações sobre algum assunto, seja contrato, dados pessoais, currículo, entre outros.
Ou seja, ele serve para armazenar informações específicas sobre algum assunto, independente de qual seja.
Vivemos na maior era digital, mas ainda não conseguimos migrar totalmente para os arquivos digitais. Por isso, é essencial que saibamos a importância do arquivo físico.
Qual é a diferença entre documento digital e físico?
A principal diferença entre o documento digital e o físico é a sua maneira de serem armazenados e distribuídos.
Como já diz o nome, o documento físico é aquele onde é possível tocá-lo e manuseá-lo. Ele pode ser distribuído em mãos pelo proprietário.
Já o documento digital, não é possível tocá-lo ou manuseá-lo fisicamente. Isso porque ele é armazenado no computador, ou seja, num sistema digital.
Os documentos digitais podem ser compartilhados e acessados facilmente por qualquer pessoa em qualquer lugar, desde que o usuário tenha acesso à internet.
Além disso, os documentos digitais podem ser editados e manipulados em colaboração em tempo real, sendo útil para equipes de trabalho.
Os documentos físicos são impressos em papel ou outro material. Eles devem ser armazenados em pastas, armários e outros lugares físicos.
O compartilhamento desse tipo de documento requer deslocamento físico. Sua edição pode ser mais trabalhosa, já que envolve ações físicas, como escrever, apagar ou desenhar.
Qual a importância do documento físico?
De acordo com um levantamento do Office Insights 2023, a Canon apontou que os utilizadores dão mais valor aos documentos físicos do que os gestores pensam.
Ou seja, confirma-se que a impressão ainda é um ato essencial nos processos de trabalho, com previsão de crescer juntamente com a digitalização.
Portanto, a mesma atenção que as empresas dão para os documentos digitais, deve acontecer com os documentos físicos.
Isso porque eles conseguem oferecer uma forma tangível e durável de transmitir informações.
Por isso que eles são altamente utilizados em contextos legais e regulatórios, como cartórios e órgãos públicos, onde as validade e autenticidade dos arquivos são cruciais.
Além disso, os documentos físicos também permitem que o compartilhamento de informações ocorra de maneira imediata e simples, sem a necessidade de tecnologia.
Por fim, os documentos físicos também podem ser guardados como uma recordação ou histórico tangível, o que pode ser valioso em alguns cenários.
Quais são os benefícios do documento físico?
Utilizar o documento físico como compartilhamento e armazenamento de informações possuem inúmeros benefícios.
O principal deles é a resposta imediata que o usuário pode ter no compartilhamento, sem a necessidade de intervenções tecnológicas ou internet.
No entanto, não é somente essa vantagem que o documento físico pode proporcionar a uma empresa. Veja abaixo os principais benefícios do arquivo físico!
Impacto positivo na produtividade
A tecnologia pode gerar mais produtividade na equipe de trabalho, com suas ferramentas e softwares otimizadores de processos internos.
No entanto, os documentos físicos ainda representam uma parte significativa do volume de trabalho utilizado no final. Ou seja, o papel ainda é bastante usado no final das contas.
Pela facilidade de manuseio, os documentos físicos podem ser mais fáceis de serem manuseados e também de serem compartilhados, otimizando a produtividade da equipe.
Acesso independente
Não todas as pessoas possuem um alto nível de conhecimento tecnológico, por isso, acabam preferindo os arquivos físicos.
Os documentos físicos são bem mais benéficos para essas pessoas, já que possui um acesso independente. Ou seja, não é necessário tecnologia para manuseá-lo.
Você pode editar e adicionar informações em um documento físico a qualquer momento, sem a necessidade da intervenção da internet, computador ou smartphone.
Cumprimento dos requisitos legais
Apesar dos documentos digitais estarem sendo muito utilizados, até por órgãos públicos, eles não possuem regulamentação total.
Ou seja, existem alguns documentos que não podem ser utilizados digitalmente, eles devem, obrigatoriamente, estarem em arquivo físico.
Portanto, os arquivos físicos são essenciais para cumprir com a legalidade de algumas informações.
Confiança
Algumas pessoas pensam que o documento físico é mais seguro do que os documentos digitais, tanto no armazenamento quanto na criação.
Isso porque eles são menos suscetíveis a manipulação de dados, ou seja, as informações não podem sofrer fraudes facilmente.
Além disso, as informações físicas, geralmente, podem durar mais tempo que os documentos digitais, principalmente se armazenados corretamente.
Qual a importância de organizar documentos físicos?
Muitas empresas não seguem a regra à risca, mas organizar documentações é muito importante para garantir a facilidade do acesso e uso.
Portanto, quando os documentos estão organizados corretamente é bem mais fácil procurar uma informação, sem precisar ficar perdendo muito tempo.
Além disso, a organização dos documentos é benéfica para evitar a perda ou a danificação de documentos importantes.
Se você tiver um setor de RH ou administrativo, com a organização de documentos você pode melhorar a eficiência e a produtividade da equipe.
O melhor de tudo é que quando os documentos de uma empresa estão organizados corretamente, fica mais fácil compartilhá-los com outras pessoas.
Por fim, a organização de documentos é uma questão de confiança e segurança, pois permite que informações sigilosas sejam mantidas fora de alcance de pessoas não autorizadas.
Esse benefício é ideal para empresas que armazenam documentos financeiros, de saúde, de órgãos públicos e outros.
Como realizar o armazenamento de documentos físicos?
Organizar documentos físicos pode parecer difícil, mas seguindo os passos corretos é possível armazená-los da melhor maneira possível.
No entanto, você precisará da ajuda da sua equipe de Recursos Humanos ou administrativo para que eles reconheçam a localização de cada documento.
Para ficar mais fácil para você, a Docs TI Brasil separou algumas dicas essenciais para a organização de documentos físicos. Veja abaixo:
- Classifique os documentos: Primeiramente, separe seus documentos por categoria, como financeiro, pessoal, profissional, entre outros. Dessa maneira, você conseguirá facilitar a localização de documentos específicos;
- Dê nomes para os documentos: Faça uma regra de nomenclatura para armazená-los padronizadamente. Lembre-se de catalogá-los em ordem alfabética;
- Utilizar pastas ou arquivos de pastas: Armazenar os documentos físicos em pastas é uma ótima forma de deixá-los organizados. Nomeie cada pasta ou arquivo de pasta com uma nomenclatura simples, para facilitar sua localização;
- Armazenar em local seguro: Geralmente, documentos de empresas possuem informações sigilosas, portanto, escolha um local seguro para armazená-los. Você pode optar por uma sala específica ou armários com tranca;
- Evite exposição à luz e umidade: Os raios solares e a umidade podem danificar drasticamente o papel. Por isso, armazene seus documentos físicos em um espaço fresco e seco;
- Faça uma cópia: Se possível, faça uma cópia dos documentos mais importantes que foram armazenados. Dessa maneira, você pode preservar a informação original, sem o risco de danificações físicas.
Ou seja, tudo o que você precisa para armazenar seus documentos é bastante cauteloso. Se possível, peça a ajuda de uma empresa especializada em armazenamento de documentos, como a Docs TI Brasil.
Conte com o serviço de guarda de documentos física da Docs TI Brasil!
Por precisar de muita cautela, muitas empresas acabam passando a responsabilidade do armazenamento de documentos para serviços terceirizados, como a Docs TI Brasil.
Dessa maneira, essas empresas não precisam gastar seu próprio tempo classificando e guardando padronizadamente seus documentos.
Ou seja, se você precisa de agilidade e organização para armazenar seus documentos, a guarda de documentos é uma ótima alternativa.
A Docs TI Brasil possui dois tipos de guarda de documentos: Guarda de Documentos I e II. Veja abaixo um pouco sobre cada uma:
- Guarda de documentos I: O cliente organiza, lacra e classifica os documentos com o material fornecido pela Docs TI;
- Guarda de documentos II: O cliente envia os documentos e eles são organizados, lacrados e classificados pela Docs TI.
Conclusão
Apesar de muitos não acreditarem, os documentos físicos ainda oferecem diversos benefícios para as empresas, como autenticidade, confiabilidade e durabilidade.
Diferentemente dos arquivos digitais, os documentos físicos são mais fáceis de serem utilizados, qualquer pessoa pode manuseá-lo.
Eles ainda são uma parte muito importante da gestão de informações e vão estar presente no cotidiano do ser humano e de empresas por um longo período.
Leia também “Guia prático: Como organizar documentos de uma empresa?“