Em um mundo digitalmente acelerado, ficou cada vez mais comum negligenciar a importância do armazenamento de documentos físicos.
No entanto, a organização e a preservação deles ainda é muito importante para que uma empresa continue de pé.
Isso porque são eles que comprovam a conformidade legal à eficiência operacional de uma empresa. Por isso, a importância da guarda destes documentos não pode ser subestimada.
Muitas empresas acabam esquecendo da importância do armazenamento de documentos físicos e acabam gerando sérios problemas para o funcionamento do negócio.
Para evitar situações problemáticas por conta da falta de documentos físicos, neste artigo, a Docs TI Brasil explicará a importância do armazenamento de documentos físicos.
Então, prepare-se para descobrir como o cuidado com seus documentos físicos pode ser a chave para o sucesso e a segurança do seu negócio.
O que é um arquivamento de documentos físicos?
O processo de arquivamento de documentos físicos é composto por etapas de organizar, armazenar e preservar documentos em papel ou outros formatos físicos.
O objetivo do armazenamento de documentos físicos é facilitar o acesso e a recuperação de informações importantes, garantir a conformidade legal e proteger documentos.
O arquivamento adequado envolve diversas etapas, como classificar os documentos com base em critérios como conteúdo, assunto ou outros aspectos relevantes.
É necessário armazená-los em condições apropriadas, como em pastas, arquivos, caixas ou armários específicos.
Ou seja, o armazenamento de documentos físicos é o processo de categorizá-los e mantê-los em segurança para o acesso futuro.
Quais os tipos de arquivamento?
Existem diversas maneiras de realizar um arquivamento. Porém, existem quatro métodos que são popularmente utilizados na guarda de documentos. Eles são:
- Arquivamento Alfabético: Este é um dos métodos mais populares e simples de arquivamento. Como diz o nome, os documentos são organizados em ordem alfabética, geralmente pelo sobrenome da pessoa ou pelo nome da empresa;
- Arquivamento Numérico: Neste método, cada documento é atribuído a um número específico. Isso pode ser feito de diversas maneiras, como sequencialmente ou de acordo com algum outro sistema numérico. Esse método é eficaz para a organização de grandes volumes de documentos;
- Arquivamento Geográfico: Este método de arquivamento é utilizado quando os documentos são categorizados com base em localizações geográficas. Por exemplo, se uma empresa opera em muitas regiões ou países, ela pode optar por arquivar seus documentos por estado, cidade ou país;
- Arquivamento Ideográfico: Este é um método menos comum de arquivamento, utilizado quando os documentos são classificados com base em ideias ou categorias. Geralmente ele pode ser dividido em categorias, como, por exemplo, enciclopédico, dicionário, duplex, classificação decimal e uniforme.
Esses tipos de classificação são as mais utilizadas por empresas que prezam pelo armazenamento de documentos físicos. No entanto, existem outros tipos de métodos de guarda.
Quais as melhores práticas para armazenamento de documentos físicos?
Mas afinal, quais são as melhores práticas para armazenamento de documentos físicos? Existem diversas técnicas para ter uma boa organização.
De início, pode parecer um pouco difícil armazenar seus documentos físicos, principalmente se você não tiver esse costume.
Mas, não se preocupe! A Docs TI, a seguir, trouxe algumas das melhores práticas para ter uma ótima organização de armazenamento de documentos físicos. Vamos conferir?
1. Classifique os arquivos em categorias
Para manter seus documentos físicos bem organizados, é fundamental classificá-los em categorias.
Por exemplo, você pode categorizá-los por data, por departamento ou por qualquer outra classificação que faça sentido para sua organização.
Esta é a primeira etapa para garantir que você possa localizar facilmente qualquer documento necessário.
2. Crie um método de organização
Após realizar a classificação dos seus arquivos em categorias, está na hora de escolher um método de organização.
Você pode escolher organizar seus documentos a partir de um sistema Alfabético, Numérico, Geográfico ou Ideográfico.
Não importa qual é o método de organização que você escolher, o melhor sempre será aquele que se encaixa perfeitamente às suas necessidades.
O importante é que o método seja consistente, de modo que todos na organização possam entender e usar o sistema.
3. Digitalize os documentos impressos
Sabemos a importância da preservação dos documentos físicos, mas não é sempre que conseguimos preservá-los da melhor maneira.
Isso porque não temos o controle da ação do tempo. Ou seja, a qualquer momento, mesmo com a melhor preservação, o documento físico pode sofrer algum dano.
Por isso, uma ótima maneira de preservar informações antigas é digitalizando os documentos impressos.
Para isso, você pode contar com uma empresa especializada em digitalização de documentos, como a Docs TI Brasil.
Assim, seus documentos estarão protegidos no ambiente digital e também no físico, prolongando a vida útil da informação.
4. Padronize os nomes dos arquivos
Para facilitar a localização dos seus documentos, é importante que você padronize a maneira que você nomeia seus arquivos.
Por exemplo, você pode incluir informações como o tipo de documento, a data, o local, o horário e outras informações importantes.
A padronização ajuda a evitar a confusão e torna a pesquisa por documentos específicos mais eficiente.
Você pode padronizar o nome dos seus arquivos da maneira que desejar, desde que você e todos da empresa estejam cientes do funcionamento.
5. Acervo GED MaxiDoc
Não podemos deixar de falar sobre as tecnologias que auxiliam no armazenamento de documentos físicos, como o Sistema GED MaxiDoc, da DocsTI Brasil.
Existem diversos sistemas disponíveis no mercado para a organização de documentos, mas é fundamental que você conte com o auxílio de uma plataforma de qualidade e confiável.
O Acervo GED MaxiDocs permite que você tenha um melhor gerenciamento dos seus documentos, oferecendo diversos serviços para a guarda de informações.
Nossos serviços são pensados para nossos clientes terem um armazenamento de documentos de qualidade.
6. Elimine os arquivos desnecessários
Uma parte importante do gerenciamento de documentos é a eliminação regular de arquivos que não são mais necessários.
Apesar dos documentos físicos serem importantes, existem papéis que não são mais necessários para o bom funcionamento de uma empresa.
Ao descartá-los, você pode manter o sistema organizado e evitar o acúmulo de documentos que não têm mais utilidade.
Porém, é muito importante garantir que os documentos sejam descartados de maneira segura e de acordo com as regulamentações relevantes.
Por que realizar organização de arquivos físicos?
A organização eficaz de arquivos físicos é essencial para qualquer negócio ou instituição. Somente assim a empresa conseguirá ter um bom gerenciamento.
Primeiramente, um sistema de arquivamento de documentos físicos facilita a localização rápida e fácil de arquivos importantes.
Além disso, a organização adequada dos arquivos também ajuda a manter a conformidade com as regulamentações legais, como dito anteriormente.
Muitos setores têm regras estritas sobre quanto tempo certos documentos devem ser mantidos. Com um sistema de arquivamento, você garante que está cumprindo essas regras.
Quais as vantagens no arquivamento digital?
O armazenamento de documentos físicos, quando feito corretamente, oferece uma série de benefícios para as organizações que o aderem.
A segurança é uma das maiores vantagens do armazenamento físico, uma vez que as informações ficam livres de ataques virtuais, como hackers ou invasores.
Além disso, quando os documentos são armazenados em locais seguros, como armários com trancas, os arquivos ficam protegidos contra desastres naturais e outros danos.
No entanto, a segurança não é o único benefício. A praticidade do armazenamento de documentos é uma característica muito valiosa.
Para muitas pessoas, é muito mais simples manusear um documento físico do que um digital. É fácil de ler, não requer tecnologia e pode ser marcado ou anotado à mão.
Além disso, alguns documentos, como certidões e diplomas, têm valor legal ou simbólico quando são mantidos em formato físico.
Quais as normas de arquivamento?
O processo de arquivamento é regulamentado por diversas normas e leis, dependendo do país e do tipo de organização ou documento.
No Brasil, a Lei Nª 12.682 de 9 de julho de 2012, regula o processo de arquivamento de documentos, principalmente no que diz respeito à digitalização e ao armazenamento de documentos em formato eletrônico.
A lei estabelece que os documentos digitalizados, desde que produzidos de acordo com os requisitos estipulados, terão o mesmo valor legal que os documentos físicos originais para todos os fins de prova.
Isso significa que, desde que uma organização siga as diretrizes adequadas de digitalização, ela pode optar por manter seus documentos em formato digital, liberando espaço físico e facilitando o acesso e a pesquisa de documentos.
Conclusão
A organização e o armazenamento de documentos físicos são fatores essenciais para uma boa eficiência operacional, conformidade legal e segurança de qualquer organização.
Ao entender a importância do arquivamento e implementar métodos de organização, é possível economizar tempo, proteger informações valiosas e aprimorar a produtividade.
Independentemente do método de organização, alfabético, numérico, geográfico e ideográfico, todos são eficazes para um bom armazenamento de documentos físico.
Esses métodos, quando utilizados corretamente, podem tornar a localização de documentos uma tarefa simples e rápida.