Apesar de estarmos na era digital, ainda não conseguimos nos livrar de todos os arquivos físicos, já que eles ainda são importantes para diversos processos.
Isso porque nem todas as empresas de hoje iniciaram seu processo de digitalização e só trabalham com arquivos físicos.
Na maioria das vezes, esses arquivos são importantes e não podem ser armazenados em qualquer lugar.
Por isso, o ideal é reservar um local adequado para o armazenamento desses arquivos físicos, com temperatura adequada e longe possíveis substâncias de risco.
Embora a DocsTI seja uma empresa voltada para a digitalização de documentos, reconhecemos a importância do arquivo físico.
Por isso, neste artigo, explicaremos como organizá-los e como reduzir seus custos. Continue conosco para saber mais!
O que é arquivo físico e digital?
O arquivo digital é tudo aquilo que existe na vida real, como um documento impresso ou nota fiscal em papel. Ou seja, um arquivo que pode ser tocado pelo indivíduo.
Já o arquivo digital é uma informação que só está disponível no mundo digital, como computadores, smartphones e tablets.
Algumas pessoas se sentem mais seguras com arquivos físicos, pois podem tocá-los e armazená-los em lugares específicos da empresa ou da moradia.
Porém, muitas vezes, esses arquivos físicos podem acabar sendo perdidos e as informações contidas nele desaparecem para sempre.
No caso do arquivo digital, essa situação é rara. Isso porque um documento digital pode ser copiado quantas vezes o usuário precisar.
Ou seja, você terá seu documento em segurança por todo o sempre. A única forma de perdê-lo é sendo corrompido, mas isso é raro de acontecer.
Aliás, diferente do arquivo físico, o digital também não sofre alterações com o tempo. Já o papel pode se deteriorar ou sofrer acidentes ao longo de sua vida.
Qual a importância de realizar a organização de arquivos físicos?
Caso você ainda não tenha feito a digitalização dos seus documentos, é muito importante que você saiba organizá-los da maneira correta.
Muitas pessoas deixam documentos com informações importantes armazenadas em qualquer lugar, mas esse é um dos maiores erros cometidos com um arquivo físico.
A melhor opção sempre será a organização de arquivos físicos. Dessa maneira, você consegue ter mais controle das suas informações e segurança.
Essa é uma forma de você nunca perder seus arquivos físicos e mantê-los em segurança para nunca serem perdidos.
Além disso, em um cenário empresarial, a organização de arquivos físicos é extremamente importante para a resolução de processos internos e a otimização do trabalho das áreas administrativas, como os Recursos Humanos.
Com a organização de arquivos físicos, o seu time administrativo e de RH conseguiram otimizar o trabalho diário e ficarão mais produtivos.
Passo a passo de como organizar arquivos físicos
Não existe nada pior do que chegar na empresa e se deparar com uma mesa cheia de documentos empilhados. Ou até mesmo procurar um documento com urgência e perder tempo buscando em lugares indevidos.
O ponto é que quanto melhor a organização de uma empresa, mais produtiva fica a rotina da equipe, já que não será necessário destinar esforços para buscar documentos.
Aliás, a organização de arquivos físicos evita possíveis perdas, o que poderia afetar o cotidiano do seu negócio.
Por isso, é muito importante você manter em dia a organização dos seus arquivos físicos. No entanto, para fazer isso da melhor forma, você precisa seguir normas de arquivamento.
Para facilitar todo o processo de organização para você, trouxemos o passo a passo completo de como organizar arquivos físicos. Confira abaixo!
1. Reserve um local ideal na empresa para realizar o armazenamento
O primeiro passo que você precisa seguir é separar um local adequado para o armazenamento dos documentos físicos.
Opte por um local onde somente os colaboradores permitidos e o gestor da empresa tenham acesso, para garantir a segurança das informações.
Além disso, escolha um local que tenha a temperatura adequada. Evite espaços que tenham água por perto ou substâncias que possam colocar os arquivos em risco.
2. Selecionar os documentos
O segundo passo é fazer a triagem dos documentos que serão armazenados. Se possível, evite guardar documentos que não possuem mais utilidade.
Armazene somente os principais documentos importantes para o cotidiano do negócio. Aliás, não se esqueça de optar por cadeados.
3. Escolher um método de armazenamento
Existem diversos padrões de armazenamento e você deve escolher somente um para aplicar em sua empresa. Os mais utilizados são:
- Alfabética: Como o nome já diz, essa organização consiste em classificar os arquivos por ordem alfabética;
- Numérico: Essa organização acontece em base de prioridade ou arquivos com elementos numéricos, como boletos, documentação de pessoas físicas e outros;
- Geográfico: Neste sistema, a organização acontece de acordo com a procedência ou localização;
- Ideográfica: Esse processo é realizado de acordo com o assunto do arquivo. Nesse processo, as pastas deverão ser organizadas em ordem alfabética ou numérica.
Escolha o padrão que será mais benéfico para o seu negócio e inicie a organização dos seus arquivos físicos.
4. Ter atenção ao prazo de validade
Como dito anteriormente, na organização de arquivos digitais é importante somente manter os documentos que serão úteis no cotidiano da empresa.
Por isso, tenha em mente o controle do prazo de validade de seus documentos. Aqueles que já estiverem vencidos, não faz sentido mantê-los armazenados.
6. Cuidado com a limpeza
Para manter seus arquivos físicos preservados, não é necessário realizar uma limpeza regular. A única coisa precisa é tomar cuidado quando tocá-los.
Então, evite ficar limpando os arquivos físicos. Nesses casos, você pode até rasurá-lo dependendo do tipo de limpeza.
Mas afinal, quanto a sua empresa está gastando para manter o arquivo físico?
Você já pensou em quanto a sua empresa está gastando com armazenamento de arquivos físicos. Provavelmente, bastante.
Acreditamos que no final das contas, o que um gestor está à procura é alavancamento de resultados e redução de custos.
Talvez, a solução para a redução de custos da sua empresa esteja debaixo do seu “nariz”. Armazenando seus arquivos físicos você gasta seus recursos com:
- Custos operacionais;
- Espaço físico;
- Extravio de documentos;
- Gestão de tempo e morosidade de processos;
- Conformidade e auditoria.
Pode parecer que não, mas quando se armazena arquivos físicos, você está gastando com tudo isso. No entanto, como dito anteriormente, a solução é bem simples.
Qual a solução para reduzir custos com arquivos físicos?
A solução para a redução de custos da sua empresa é a digitalização de documentos. Como estamos na era digital, diversas empresas já desfrutam do benefício desta ferramenta.
Se você ainda está trabalhando com arquivos físicos, não se preocupe, ainda há tempo de entrar para o time de digitalização de documentos. Tudo o que você precisa é força de vontade.
Com a digitalização de documentos, você pode ter todos os seus documentos na palma da sua mão, sem precisar gastar seu tempo precioso procurando em armários, gavetas e pastas.
Essa ferramenta consegue otimizar quase que 100% dos processos internos de uma empresa. Isso porque ela oferece mais produtividade no cotidiano do negócio.
Além disso, você não precisará gastar seus recursos financeiros com espaços de armazenamento físico ou com impressões.
Com a digitalização de documentos, você armazena seus documentos em seu computador ou sistema e libera espaço físico na sua empresa.
Então, além de otimizar o seu trabalho e da sua equipe, ainda será possível liberar um espaço extra na sua empresa para deixar o local maior e aconchegante.
Conte com o serviço de guarda de documentos física da DocsTI Brasil!
Apesar da digitalização de documentos ser uma ótima solução, não é possível se livrar de todos os arquivos físicos.
Para armazenar os documentos que não foram digitalizados, você pode contar com a guarda de documentos da DocsTI Brasil.
Caso você não queira optar pela digitalização de documentos, nosso serviço de guarda de documentos física é ideal para seu negócio. Ele está disponível de duas formas:
- Guarda de Documentos I: O cliente organiza, lacra e classifica os documentos com o material fornecido pela DocsTI;
- Guarda de Documentos II: O cliente envia os documentos e os mesmos são organizados, lacrados e classificados pela Docs TI Brasil.
A escolha do tipo guarda de documentos fica a critério do cliente. Se você acha que consegue organizar seus arquivos físicos juntamente à sua equipe, a mais recomendada é a I.
No entanto, se você precisa de uma mãozinha de uma empresa especializada em organização de documentos, como a Docs TI, a melhor opção é a II.
Conclusão
Não são todas as empresas que entraram para a era digital, por isso, ainda utilizam regularmente os arquivos físicos.
Apesar da digitalização de documentos ser uma ótima ferramenta para a otimização de trabalho, os arquivos físicos ainda são muito importantes para os processos empresariais.
Portanto, é de extrema importância que uma empresa faça a organização de arquivos físicos adequadamente.
Para isso, ela pode adquirir armários, gavetões e pastas e organizar os arquivos de acordo com os métodos de armazenamento.
No entanto, também é possível contar com os serviços de armazenamento de uma empresa especializada, como a DocsTI. Assim, os arquivos são organizados, lacrados e classificados adequadamente, de acordo com o gosto do cliente.