A importância do gerenciamento de registros não pode ser mensurada. A maneira na qual os registros são arquivados, organizados e encontrados impacta diretamente na rentabilidade, atendimento ao cliente e conformidade legal dos negócios. É vital que todas as empresas desenvolvam e mantenham uma política de manutenção de registros com um gestor designado.
Registros legais
O gerenciamento dos arquivos dos funcionários, documentos financeiros, de saúde, de segurança, de regulamentação e outros registros é importante por razões legais. Como alguns registros são regulamentados por governos municipais, estaduais e federais, os gestores de registros são responsáveis por localizar e recuperar os registros caso sua conformidade legal deva ser comprovada. Auditorias de agências do governo, litígio de clientes ou de empregados, auditorias financeiras, atualizações de licenciamento e outros documentos normativos são alguns poucos exemplos onde ser capaz de produzir registros torna-se importante.
Registros proprietários de negócios
Registros que contenham dados de clientes, de vendas, compras, envios e outras informações importantes para o dia-a-dia de uma empresa contribuem para seu sucesso. Os gestores de registros devem ser capazes de rastrear, localizar e classificar dados quando necessário para a previsão e planejamento gerais de negócios dos gestores de operações, fazendo com que uma coleta de registros rápida e precisa seja um elemento importante no papel do gestor de registros.
Segurança dos registros
A segurança dos registros é importante para garantir que eles não sejam perdidos, roubados, alterados, sofram algum dano ou sejam comprometidos de alguma maneira. O armazenamento seguro dos registros, seja offsite ou não, é um aspecto importante do papel do gestor de registros – como monitorar o acesso a certos registros e limitar o acesso a eles para pessoas autorizadas apenas.
Ciclo de vida dos registros
Dependendo do seu tipo, os registros possuem diferentes ciclos de vida. É importante que os gestores de registros estejam cientes das leis e das políticas da empresa sobre registros específicos. Registros legalmente regulamentados devem ser mantidos durante certo período de tempo antes de serem destruídos ou arquivados. Os registros da empresa com dados podem ser mantidos por períodos maiores ou menores, dependendo da política vigente. A importância da consciência do ciclo de vida e do manejamento de registros redundantes ajuda a simplificar o fluxo de trabalho do gestor de registros e do sistema de gerenciamento de registros em geral.
Matt McKay, Demand Media
Fonte: Chron