Gerenciando a produção intelectual de escritórios com sistema GED

Os tempos mudaram! Nos últimos anos, os clientes estão pressionando os escritórios por menores preços (e mesmo nível de serviço, claro!), os escritórios especializados/boutiques estão ocupando um espaço cada vez mais importante no mercado jurídico em substituição aos grandes escritórios de “full service” e os profissionais buscam seu espaço sem preocupação com a fidelidade ao escritório onde estão.

Neste novo ambiente, a máxima de “fazer mais com menos” ou no caso, produzir mais gastando menos tempo, se torna mais viva do que nunca. Para conquistar isto, uma das principais ferramentas à disposição de escritórios de serviços jurídicos é o sistema de GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Numa coluna há alguns meses, falamos sobre a Gestão do Conhecimento no escritório e o importante papel que o GED exerce nesta gestão. Antes de explorarmos os recursos de um sistema desta família de softwares, pense se os pontos abaixo são frequentes no seu escritório:

• Dificuldade na localização de seus documentos antigos pois não lembra para que cliente estava trabalhando ou o nome que usou na época;
• Dificuldade na localização de documentos de colegas que não estão mais no escritório;
• Falta de organização nos documentos em pastas do Arquivo Físico, fazendo com que os documentos se percam ou se misturem;
• Documentos sendo trabalhados por várias pessoas, muitas vezes simultaneamente, fazendo com que pedaços sejam perdidos caso alguém salve por cima do que outro profissional fez;
• Falta de padronização na estrutura de diretórios, dificultando a localização de documentos quando alguns profissionais organizam seus diretórios por cliente e assunto, alguns organizam por matéria, e alguns organizam por data;
• Armazenamento de documentos anexos a mensagens no próprio sistema de correio (Outlook, por exemplo)

Todos estes pontos geram ineficiência, desperdício de tempo e de energia, e reforçam a importância de se implantar um sistema de GED no escritório permitindo, através do uso coerente do sistema, que o profissional encontre documentos antigos através de pesquisas simples, por data, por campos-chave e pelo conteúdo do próprio documento.

O grande trunfo do GED é obrigar que todos os profissionais do escritório utilizem a mesma norma/padrão para armazenar os documentos (petições, contratos, e-mails, processos digitalizados, etc.) que chegarem em suas mãos. Se todos trabalharem desta forma, qualquer profissional saberá pesquisar qualquer tema existente no escritório, mesmo que o profissional que escreveu ou gravou aquele documento não faça mais parte dos quadros do escritório. Claro que muita coisa gravada será inútil a médio- e longo-prazo, mas é também aí que entram as ferramentas tecnológicas do GED. O escritório poderá definir tabelas de temporalidade que definirão quando um determinado documento “perde a validade” e pode ser movido para um outro servidor, por exemplo.

Ainda assim, é indiscutível a possibilidade de um profissional encontrar algum documento semelhante ao que iria começar a produzir e usar aquele documento como referência, sem precisar “reinventar a roda”, dando ao cliente um retorno mais rápido e com um nível técnico às vezes mais alto do que o profissional seria capaz de produzir sozinho.

GED – Nível I – Digitalização do acervo

Quando falamos de GED, a primeira fase de implantação que acompanhamos em escritório é a digitalização do acervo físico, normalmente encontrado nas Pastas Físicas. Ao digitalizar as pastas e classificar os documentos com seu dados pesquisáveis, o escritório ganharia em vários aspectos

• Redução da quantidade de papel arquivada desnecessariamente e/ou em duplicidade;
• Agilização da localização e recuperação de documentos e de pastas pois o profissional não precisaria se deslocar até o arquivo ou solicitar pastas desnecessárias, podendo fazer a busca a partir de sua própria mesa;
• Redução de despesas relacionadas ao espaço físico de armazenamento;
• Segurança em relação a danos materiais pois o documento digitalizado pode ser preservado através de “backups” e espelhamento em outro servidor.

Mas o processo não deveria parar por aí. Uma vez que os documentos antigos estiverem digitalizados e classificados, a fase seguinte é a que vai permitir de fato que o escritório possa crescer de forma organizada e estruturada, sem medo de perder documentos ao longo do crescimento.

GED – Nível II – Gestão completa

A gestão completa de documentos passa necessariamente pela integração muito forte com o pacote de editores de texto, planiha, e correio eletrônico do escritório. Nesta categoria, o pacote Office é praticamente imbatível no mercado. Ao fazer a integração com o Office, os comandos de “Abrir”, “Salvar”, “Salvar Como” são interceptados pelo sistema de GED instalado na máquina do profissional e este é convidado a preencher uma ficha (chamada de perfil ou “profile” neste softwares) através da qual o profissional indicará o Cliente, o Assunto, a Área, o Tipo de Documento e mais alguns campos que o escritório julgar importantes. Após a gravação, o documento ganhará um número identificador e será indexado não só pelos campos acima, mas também pelo seu conteúdo.

Neste aspecto, também importantíssima é a integração deste sistema de GED com o Sistema de Gestão do escritório para que não haja a necessidade de redigitar a lista de Clientes, Casos/Contratos e Processos sempre que estes forem criados.

Finalmente, o Sistema de GED permitirá que o escritório tenha uma série de recursos à sua disposição:

• Classificação (indexação): uso de listas contendo clientes, assuntos, tipos de documento, data de criação, identificação de quem criou e vários outros campos;
• Controle de versões: permite que várias versões do mesmo documentos sejam criadas e acompanhadas, de forma que todos os profissionais do escritório teriam acesso à versão mais recente, sem correr o risco de estar acessando ou mexendo na versão errada;
• Repositório único: todos os documentos passam a estar gravados num mesmo local e acessados através de um mesmo banco de dados, muitas vezes sem permitir aos profissionais do escritório o acesso direto a este local;
• Tabela de temporalidade: uma vez que a tipologia documental esteja bem estruturada, os sistemas de GED podem se encarregar de remover (ou transferir para bases secundárias) os documentos que não são mais válidos.
• Check-in e check-out: um dos pontos fortes de um GED, o controle de check-out e o posterior check-in é o recurso que garante que o documento não será editado simultaneamente por várias pessoas.
• Integração com programas de edição (Word, Excel, etc.)
• Controle de acesso: determina as permissões que o documento terá, não só para ver ou não no documento, mas permitindo que alguns possam editá-lo e até, em alguns casos, determina se o profissional poderia apenas ver a ficha do documento e se poderia ou não imprimir ou copiar o mesmo.

Fonte: Conjur